“CLAUSURADO: Servicio de Rentas Internas.” No es poco común ver una ficha así, encerrando fríamente a algún negocio en su vecindad. De hecho, entre solamente los meses de enero y febrero del 2019, el SRI registró 105 clausuras de locales en Quito. ¿Por qué tanta violación de las reglas? ¿Será que toda esa gente realmente está manipulando la ley con intenciones malvadas y egoístas? Tal vez algunos pocos, pero a lo mejor, estos empresarios simplemente no se fijaron bien en todos los requisitos exactos que exigen el Servicio de Rentas Internas; son necesarios para el buen manejo del país, pero confusos como un laberinto, en lo cual cualquier negociante se puede perder sin darse cuenta de su delito. Es vital que se entienda bien estas reglas—o que se busque ayuda—para evitar cualquier fracaso no-intencional.
¿Entonces cuáles son estos requisitos que se toca seguir al pie de la letra? El paso primordial—un tramite extenso en sí mismo—es sacar el Registro Único de Contribuyentes (RUC). Este número identifica la entidad en cuestión, y permite que registre todos sus facturas y documentos relacionados. Para pedir la inscripción de ese número tan importante, hay que llenar un aplicación que se entrega al SRI, juntamente con 15 (sí, 15!) documentos diferentes (Ecuador, 2019):
- Documento de identificación (pasaporte, cédula de identidad, etc.)
- Documento migratorio
- Certificado de votación
- Código CUEN (Código Único Electrónico Nacional)
- Factura o comprobante de pago de agua potable o teléfono
- Factura o estados de cuenta de otros servicios
- Comprobante de pago de impuesto predial urbano o rural
- Cualquier documento emitido por una entidad pública
- Contrato o factura de arrendamiento
- Contrato de Concesión Comercial
- Certificaciones de uso de locales u oficinas, otorgadas por administradores de centros comerciales, del municipio, de asociaciones de plazas y mercados u otros
- Estado de cuenta bancario o tarjeta de crédito
- Patente Municipal, Permiso de Bomberos
- Certificación de la Junta Parroquial más cercana al lugar de domicilio
- Escritura de compra venta del inmueble o certificado del Registrador de la Propiedad
Se puede pedir otros documentos también, según el tipo de sociedad; la pagina del SRI detalle 20 categorías diferentes de sociedades y los requisitos de cada una (Ecuador, 2019). Una vez que esté aprobada la aplicación con todos estos requisitos específicos, el negocio recién puede empezar a funcionar legalmente.
Pero esta actividad legal de la empresa solo empieza con el RUC. Para mantener permanencia y evitar las clausuras famosas del SRI, tiene que estar al tope del proceso de facturación: “el proceso a través del cual el SRI autoriza la emisión de comprobantes de venta, documentos complementarios y comprobantes de retención que acreditan la transferencia de bienes, la prestación de servicios o la realización de otras transacciones gravadas con tributos” (Ecuador, 2019). Se puede realizar por medio de la facturación física o electrónica, sin embargo cada método sigo pasos distintos:
- Facturación Física: es la manera de la facturación por medio de documentos y archivos físicos. El gobierno actualmente está intentando disminuir el uso de esta forma, porque se necesitan más recursos económicos y más tiempo, y también corre más riesgo de perder o dañar los documentos. Sin embargo, el SRI permite parte de una facturación física, por medio de algunos pasos: (1) solicitud de facturas o comprobantes (tiene que estar al día con sus obligaciones tribunales y acercarse a la oficina del SRI), y (2) emisión del comprobante en el plazo de cinco días desde la fecha de la transacción. Después de emitir el comprobante, sin embargo, el SRI dice que “Debe realizar todos sus trámites de facturación a través de nuestra página web www.sri.gob.ec” (SRI, 2019). Por ende, no se puede realizar todo el proceso por forma física.
- Facturación Electrónica: es el nuevo y preferido método de facturación, más amigable al medio ambiente, a su tiempo y a la billetera. Para realizar la facturación electrónica, se necesita (SRI, 2019): (1) Firma electrónica, (2) Software que genere comprobantes electrónicos (puede ser propio o se puede utilizar la herramienta de comprobantes electrónicos de uso gratuito), (3) Conexión a Internet y (4) Clave de acceso a SRI en Línea. Pero una vez que tenga estos requisitos, el aprender el proceso de la facturación también lleva su tiempo. La página web del SRI cuenta con 10 guías diferentes que detallan todos los temas e indicaciones del proceso, para que con mucho tiempo y cuidado, se puede aprender la manera correcta de esta facturación moderna.
En este siglo moderno, todo se vuelve “online.” Y aunque el SRI intente hacer más fácil el proceso tan vital de la facturación, sigue siendo lleno de reglas confusas y pasos complicados. Para mucha gente, no se da tiempo necesario como para aprender el sistema de la forma adecuada. La solución, entonces? Muchos buscan una tercera entidad especializada en justamente estos trámites, que tenga experiencia en el manejo de facturas, personal que siempre esté al día de las leyes actualizadas y por supuesto una reputación de excelencia. A veces al frente de tantos requisitos, el buscar ayuda es lo más sabio que se puede hacer—se ahorra tiempo y dinero después, asegurando el bien del negocio en una solución fácil, a todos los procesos complicados.
Fuentes:
- Ecuador, Servicio de Rentas Internas. (2019). Requisitos Sociedades. Retrieved May 20, 2019, from http://www.sri.gob.ec/web/guest/requisitos-sociedades
- Sosa, C. (2019, March 13). El Servicio de Rentas Internas clausuró 105 locales comerciales en Quito Retrieved May 19, 2019, from https://www.elcomercio.com/actualidad/clausura-locales-quito-sri-impuestos.html
- SRI. (2019). Facturación Electrónica. Retrieved May 20, 2019, from http://www.sri.gob.ec/web/guest/facturacion-electronica
- SRI. (n.d.). Retrieved May 19, 2019, from http://www.sri.gob.ec/web/guest/requisitos-sociedades