7: El número de la suerte… y del SRI
Al confiar tus datos de facturación a alguien, estás confiando tu oro mismo. Aunque muchas personas no se den cuenta, la factura es la base que permite el funcionamiento legal de cualquier negocio, además de ser el respaldo del cliente “para exigir el cumplimiento de la garantía de un producto, o como prueba en un caso de denuncia que interponga en la Defensoría para cambiar un producto, etc.” (Guarda, 2011) (Comprobantes, 2018). Para asegurar que estos documentos estén procesados correctamente, muchas personas y empresas optan por encargar el deber de facturar a una tercera entidad, la cual se especializa en todo lo que tiene que ver con el mundo de las facturas.
Pero tomando en cuenta la importancia de la facturación para todos los partidos involucrados en una transacción, el mantener acceso a sus documentos entregados debe ser de suma prioridad. Existe un respaldo para verificar sus datos, en el caso de necesitar confirmación de su entrega, análisis de las facturas antiguas o información importante del negocio? La respuesta es, sí. El Servicio de Rentas Internas de Ecuador (SRI) ha mandado que cada servicio de facturación mantenga los documentos guardados por un mínimo de 7 años, el numero de la suerte… y del SRI.
Este respaldo tiene la finalidad de proteger al negocio y a sus clientes de cualquier fraude o confusión. Existe bajo algunos requisitos que aseguran su cumplimiento de este propósito:
- Precisión: Según la versión actual del Reglamento de Comprobantes de Venta, emitido en el año 2014, cada dato conversado para el SRI debe estar en buena condición física y sin fallas, o no sirve como documento válido y oficial para los archivos. El reglamento dice:
“Los comprobantes de venta, documentos complementarios y comprobantes de retención no deberán presentar borrones, tachones o enmendaduras. Los documentos que registren defectos de llenado se anularán y archivarán en original y copias” (Reglamento, 2014).
- Actualización: El SRI siempre cumple con enviar los comprobantes de facturas. Es muy necesario estar pendiente de recibir estos documentos y además estar al tope de la fecha en su organización.
- Accesibilidad: para qué guardar la información, si al momento de necesitarla, no se puede entender ni papas? Es por eso que el SRI dicta que los documentos, comprobantes y libros se deben “conservar en forma ordenada” (Ecuador, 1979).
- Respaldo: los documentos se necesitan conservar por 7 años, pero supone que pase algo a sus archivos? Es muy importante tener varias copias seguras en el caso de que una se pierda.
INTEME Cumple
No son iguales todos los que ofrecen manejar sus facturas. Para garantizar el cumplimiento al pie de la letra, con toda la exactitud que exige el estado Ecuatoriano, hay que ser expertos en todos los procesos y detalles. INTEME provee justamente esta especialidad, con un sistema de facturación electrónica moderna, pero accesible; fiable, pero flexible. Su personal está siempre actualizada acerca de los requisitos para asegurar que sus facturas se entreguen a tiempo y con éxito.
- Precisión: INTEME maneja un sistema moderna de facturación electrónica, resolviendo el antiguo problema de perder o dañar los documentos físicos
- Actualización: INTEME vincula directamente con el SRI para recibir todos los comprobantes electrónicos que la entidad envía. No se pierde tiempo ni esfuerzo en buscar, actualizar y organizar los comprobantes físicos, y por ende arregla con mayor seguridad y exactitud.
- Accesibilidad: INTEME ordena todos los documentos por tipo de archivo y fecha de recepción, dando acceso fácil para cualquier revisión que se requiera por lo largo de los 7 años que están conservados cuidadosamente.
- Respaldo: INTEME conserva dos copias fiables y seguras de toda documentación, ubicadas (1) en la nube infinita y (2) en un servidor local con licencia de uso personalizado para su negocio.
Para cualquiera transacción que suceda en Ecuador, hay que ver una factura. Es la manera de garantizar el cumplimiento del producto y la validez del vendedor, además de contribuir al manejo del país y evitar una multa por no hacerlo. Por ende, las facturas de las compras de hoy son necesarias, sea mañana o en el año de 2026. Usted requiere de una forma de facturación que sea actualizada, accesible y respaldada, además de estar siempre detallista y de acuerdo con los reglamentos exigentes del SRI. Solamente así se garantiza que el número “7” del SRI también sea el número de la suerte que mantenga su buena reputación.
Fuentes:
- Comprobantes de venta SRI Ecuador (Servicio de Rentas Internas). (2018, May 07). Retrieved May 17, 2019, from https://informacionecuador.com/comprobantes-de-venta-sri-ecuador-servicio-de-rentas-internas/
- Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios, Decreto No. 430 (2014).
- Ecuador. (1979). CÓDIGO TRIBUTARIO DECRETO – LEY No 14.306.
- Gestor de Documentos Electrónicos – Inteme. (2019). Retrieved May 17, 2019, from https://www.inteme.com.ec/gestor-de-documentos-electronicos/
- Guarda tus facturas, estos documentos deben archivarse por 7 años. (2011, November 18). El Universo. Retrieved May 17, 2019, from https://www.eluniverso.com/2011/11/18/1/1382/guarda-tus-facturas-estos-documentos-deben-archivarse-7-anos.html