1. En qué consiste la Facturación Electrónica, cómo funciona?
La factura electrónica es el nuevo esquema de emisión de comprobantes el SRI, es de carácter obligatorio a partir de junio de 2014, El funcionamiento consiste en que cada comprobante que emita la empresa ahora debe enviarse a través de Internet al SRI, utilizando los Servicios Web, para que sean validados y autorizados por el órgano de control. El formato de comprobantes electrónicos es XML, estos archivos se deben firmar electrónicamente para garantizar la integridad de datos. El número de autorización ahora es por cada comprobante emitido, esta validación y autorización toma segundos.
2. Cuáles son las principales diferencias entre el proceso de emisión de factura física vs el electrónico?
Las principales diferencias son:
• Cada comprobante XML emitido debe ser enviado a los sistemas del SRI para su validación, éste pasa por 70 tipos de validaciones, entre ellos, valida automáticamente el RUC o Cédula, cálculo de impuestos, estructura de datos, vigencia del certificado digital de firma electrónica, formato de firma electrónica XADES-BES, entre otros.
• El almacenamiento de los comprobantes es opcional, ya no es necesario guardar por 7 años, como en el caso de los comprobantes físicos.
• El proceso es más ágil, seguro y con significativos ahorros en costos operativos que van del 60% al 80%.
3. Cuál es el sustento legal de la Factura Electrónica?
Existe una base legal que norma el uso de los comprobantes electrónicos que se encuentra publicado en el registro oficial.
4. Cuál es el sustento técnico de la Factura Electrónica?
El sustento es la Ficha Técnica de Comprobantes Electrónicos versión 1.3, emitida por el SRI.
5. Cuáles son los comprobantes que se pueden generar en forma electrónica?
Se pueden generar electrónicamente los 5 tipos de comprobantes: Facturas, Notas de Crédito, Notas de Débito, Retenciones y Guías de Remisión.
6. Se puede facturar a Consumidor Final?
Sí se puede facturar electrónicamente a consumidor final, esto se encuentra regulado por el SRI.
7. Cuáles son los requisitos para poder utilizar los comprobantes electrónicos?
Solicitud de autorización a través de la página web del SRI, esto se realiza en línea y toma 10 minutos en ser autorizado, no se requiere la visita del SRI.
Obtener el certificado digital de firma electrónica en la Autoridad de Certificación del BCE.
Implementar el módulo de facturación electrónica inFact que proporciona INTEME
8. Qué se le entrega al cliente final o contribuyente, cómo puede saber que se le ha facturado en forma electrónica?
Se le entrega vía email el comprobante XML autorizado por el SRI, y opcionalmente en archivo PDF.
En la página Web de la empresa, se deben publicar los comprobantes autorizados para consulta de los clientes, el acceso al sitio web de consultas pueden hacerse por RUC, Cédula o Pasaporte.
9. Cómo se garantiza la seguridad de los comprobantes electrónicos?
Se garantiza con la firma electrónica que debe ir en cada comprobante emitido, brindando integridad y autenticidad a la información.
10. Cuáles son las formas de implementar la facturación electrónica?
Se puede implementar bajo licencia de uso, es decir, implementación local en la infraestructura TI de la empresa o en modalidad Cloud, utilizando la infraestructura TI del proveedor del servicio (INTEME).
11. Qué impacto tiene sobre mis sistemas de gestión o ERP la implementación de la Factura electrónica?
El impacto debe ser mínimo y transparente al usuario facturador y en general a todos los procesos involucrados.
12. Cómo puedo anular las facturas electrónicas?
Se puede “anular”, pero usando Notas de Crédito electrónicas, haciendo referencia a la factura que corresponda.
13. Qué debo hacer con los comprobantes rechazados?
Es necesario que se corrijan los errores y volver a enviarlos.
14. Cómo manejo la contingencia si hay problemas técnicos?
El SRI entrega a las empresas 200.000 claves de contingencia para la generación de prefacturas, nuestra solución inFact maneja la contingencia en forma automática, pero hay que considerara que solamente se utilizan estas claves, en caso de que el SRI presente problemas técnicos.
15. Hay clientes que exigirán la factura física, en este sentido, qué se les puede entregar?
Está regulado que las empresas que están autorizadas para emitir comprobantes electrónicos, no están obligadas a entregar comprobantes en papel, pero considerando la realidad ecuatoriana, el SRI ha dispuesto que se puede entregar en forma física (papel), únicamente comprobantes representativos llamados RIDE (Representación Impresa de Documentos Electrónicos), los cuales NO TIENEN VALOR TRIBUTARIO.
16. Qué debo tomar en cuenta cuando reciba comprobantes electrónicos de mis proveedores?
Los sistemas deben estar listos también para la recepción de facturas electrónicas, en 2014 muchas empresas ya estarán emitiendo comprobantes electrónicos. El sistema de gestión ERP debe automáticamente recibir los comprobantes para evitar errores de digitación.
17. Cómo puedo minimizar el choque cultural o resistencia de mis clientes en el uso de comprobantes electrónicos?
Es necesario que las empresas socialicen el proyecto, haciendo campañas informativas a sus clientes internos y externos antes de salir a producción.
18. Qué información solicita INTEME para elaborar la cotización?
Solicitamos el volumen mensual de comprobantes electrónicos que emite actualmente la empresa y el flujo de procesos.
9. Cómo se garantiza la seguridad de los comprobantes electrónicos?
Se garantiza con la firma electrónica que debe ir en cada comprobante emitido, brindando integridad y autenticidad a la información.
10. Cuáles son las formas de implementar la facturación electrónica?
Se puede implementar bajo licencia de uso, es decir, implementación local en la infraestructura TI de la empresa o en modalidad Cloud, utilizando la infraestructura TI del proveedor del servicio (INTEME).
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